Faire appel à un sous-traitant, un artisan, un consultant ou une autre entreprise ne se résume pas à signer un devis.
Lorsque le montant d’un contrat atteint un certain seuil, le donneur d’ordre doit vérifier que son cocontractant respecte bien ses obligations sociales. Cette démarche, appelée obligation de vigilance, participe notamment à la lutte contre le travail dissimulé.
Quels contrats sont concernés ? Quels documents faut-il demander ? À quel moment réaliser les vérifications ? Voici les règles essentielles à connaître.
Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?
L’obligation de vigilance impose à l’entreprise qui conclut certains contrats de s’assurer que son cocontractant respecte les formalités liées à la déclaration de son activité et de ses salariés.
Elle concerne les contrats ayant pour objet :
- l’exécution d’un travail ;
- la fourniture d’une prestation de services ;
- l’accomplissement d’un acte de commerce.
Cette obligation ne vise donc pas uniquement la sous-traitance au sens strict. Elle peut également concerner une entreprise qui fait appel à un prestataire, à un fournisseur ou à un professionnel indépendant dans le cadre d’une opération répondant aux conditions prévues par la loi.
À partir de quel montant les vérifications deviennent-elles obligatoires ?
Les vérifications sont obligatoires pour toute opération d’un montant au moins égal à 5 000 euros hors taxes.
Ce seuil s’apprécie sur le montant global de l’opération ou du contrat, et non sur le montant de chaque facture ou de chaque règlement.
Par exemple, un contrat d’un montant total de 6 000 euros HT reste concerné, même lorsqu’il est payé en plusieurs échéances de 2 000 euros.
Quel document faut-il demander ?
Le principal document à obtenir est l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf ou, selon la situation du cocontractant, par l’organisme chargé du recouvrement de ses cotisations sociales.
Cette attestation permet notamment de confirmer que l’entreprise :
- a effectué ses déclarations sociales ;
- est à jour du paiement de ses cotisations et contributions sociales, sous réserve des situations particulières admises par l’organisme ;
- est correctement identifiée auprès des organismes sociaux.
L’attestation doit dater de moins de six mois.
Demander l’attestation ne suffit pas
Le donneur d’ordre ne doit pas simplement conserver le fichier transmis par le prestataire. Il doit également vérifier son authenticité.
L’attestation comporte généralement un code de sécurité permettant d’effectuer cette vérification directement sur le site de l’Urssaf.
Il convient également de contrôler la cohérence des informations figurant sur le document :
- la dénomination sociale ;
- l’adresse de l’entreprise ;
- le numéro Siret ;
- les établissements concernés ;
- l’identité du cocontractant.
Une attestation correspondant à une autre entreprise, à un ancien établissement ou comportant des informations incohérentes ne permet pas de satisfaire correctement à l’obligation de vigilance.
Faut-il également vérifier l’immatriculation de l’entreprise ?
Lorsque l’activité du cocontractant nécessite une immatriculation au registre du commerce et des sociétés, au Registre national des entreprises ou auprès d’un ordre professionnel, un justificatif complémentaire doit être obtenu.
Il peut notamment s’agir :
- d’un extrait K ou Kbis ;
- d’un extrait d’immatriculation au Registre national des entreprises pour une activité artisanale ;
- d’un devis ou d’une correspondance professionnelle comportant les mentions d’identification obligatoires ;
- d’un justificatif d’inscription à un ordre professionnel ou d’un agrément, selon l’activité exercée.
Ces documents permettent de vérifier que l’entreprise existe juridiquement et qu’elle est habilitée à exercer son activité.
À quel moment les vérifications doivent-elles être effectuées ?
Les documents doivent être demandés :
1. Au moment de la conclusion du contrat
La première vérification doit être réalisée avant le début de la relation contractuelle ou lors de la signature du contrat.
2. Tous les six mois
Lorsque le contrat se poursuit dans le temps, une nouvelle attestation doit être demandée tous les six mois, jusqu’à la fin de son exécution.
Une attestation obtenue au début d’un contrat de plusieurs années ne suffit donc pas pour toute la durée de la relation.
Exemple pratique
Une entreprise signe avec un prestataire informatique un contrat annuel de 8 000 euros HT.
Elle doit :
- obtenir une attestation de vigilance lors de la signature ;
- vérifier son authenticité sur le site de l’Urssaf ;
- contrôler la concordance du nom, du Siret et de l’activité ;
- conserver la preuve de cette vérification ;
- demander une nouvelle attestation six mois plus tard si le contrat est toujours en cours.
Le même raisonnement peut s’appliquer à un contrat de nettoyage, de maintenance, de transport, de communication, de travaux ou de conseil.
Quels sont les risques en l’absence de vérification ?
Si le cocontractant fait l’objet d’un procès-verbal pour travail dissimulé et que le donneur d’ordre n’a pas respecté son obligation de vigilance, sa responsabilité financière peut être engagée.
Il peut notamment être tenu solidairement au paiement :
- des impôts, taxes, cotisations sociales, pénalités et majorations dus par le cocontractant ;
- de certaines rémunérations, indemnités et charges dues aux salariés non déclarés ;
- du remboursement de certaines aides publiques perçues par l’entreprise en infraction.
Les sommes réclamées sont déterminées en fonction de la valeur des travaux réalisés, des services fournis ou du bien vendu.
L’absence de vigilance peut donc entraîner des conséquences financières importantes, même lorsque le donneur d’ordre n’a pas lui-même organisé le travail dissimulé.
Les bons réflexes à adopter
Pour chaque contrat d’au moins 5 000 euros HT, il est recommandé de constituer un dossier comprenant :
- le contrat ou le devis signé ;
- l’attestation de vigilance ;
- la preuve de sa vérification sur le site de l’Urssaf ;
- le justificatif d’immatriculation du cocontractant ;
- un rappel programmé six mois plus tard ;
- les attestations successives obtenues pendant toute la durée du contrat.
Il est également prudent de conserver une capture ou un justificatif daté de la vérification effectuée en ligne.
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